Cùng với sự phát triển của công nghệ và những thay đổi trong nhu cầu của con người, những công cụ hỗ trợ giao tiếp, liên lạc và trao đổi giữa các cá nhân hay tập thể dần ra đời thay thế cho những phương tiện truyền thống như thư từ, điện tín… Cấu trúc Email- thư điện tử cũng là một trong số đó. Không chỉ nhanh chóng, thuận tiện, bảo mật, email còn là lựa chọn hàng đầu khi cần đến sự trang trọng cũng như tính chuyên nghiệp: từ thư cảm ơn, xin lỗi, thư mời, thư xin việc… đến thư giao dịch trong thương mại. Tuy nhiên, làm sao để viết được cấu trúc email hoàn hảo, vừa đáp ứng được những yêu cầu trên, vừa thể hiện được thái độ và tình cảm của người viết? Bài viết dưới đây sẽ phần nào giúp các bạn trả lời về một cấu trúc email chuẩn xác nhất.

Trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về cấu trúc và cách viết email căn bản. Nó gồm những phần nào và ý nghĩa, vai trò của từng phần là gì?

Greeting (Chào hỏi): Tên người nhận.
Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu): Hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận.
Introduction (Giới thiệu): Lý do viết thư.
Main point (Nội dung chính): Đưa ra những thông tin cụ thể về vấn đề mà bạn đang nhắc tới, muốn truyền đạt hoặc bàn luận với người nhận.
Concluding sentence (Kết thúc thư): Tùy vào từng trường hợp, mục đích viết thư khác nhau sẽ có Concluding sentence khác nhau.
Signing off (Kí tên).

Sau đây là chi tiết từng phần. Các bạn hãy theo dõi và ghi nhớ để có thể áp dụng linh hoạt vào nhiều trường hợp nhé!

1. Greeting

– Nếu bạn đã biết tên người nhận và mối quan hệ giữa bạn với người nhận là một mối quan hệ lịch sự, yêu cầu sự trang trọng, nghiêm túc, bạn nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs (cho phụ nữ đã kết hôn), Miss (cho phụ nữ chưa lập gia đình hoặc nếu không chắc chắn đã kết hôn hay chưa)…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

(Đối với người nhận là người Việt, bạn cũng có thể thay thế surname bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ).

Ex: Dear Mr Brown, Dear Miss White, Dear Mrs Le Bao Ngoc…

– Nếu mối quan hệ giữa bạn với người nhận gần gũi, thân mật hơn, bạn có thể đơn giản chỉ sử dụng tên riêng người đó.

Ex: Hi John, Dear Emily…

– Nếu bức thư mang nội dung làm quen và bạn chưa có bất cứ thông tin gì về người nhận, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/ Madam” hoặc “To whom it may concern”.

2. Opening comment

– Hỏi thăm (thân mật): How are you, How are you doing, How are things, How have you been? (Cậu khỏe không, Anh dạo này thế nào?)

– Hỏi thăm (trang trọng)

I hope you are doing well. (Hi vọng bác vẫn khỏe)
I hope you have a nice weekend. (Hi vọng cô có một kì nghỉ cuối tuần vui vẻ)

– Ngoài ra, đối với một bức thư hồi đáp tức là khi bạn trả lời một bức thư mà người đó gửi cho bạn, bạn nên mở đầu bằng việc cảm ơn “thanks” hoặc “thank to” hoặc thể hiện cảm xúc vui mừng và trân trọng của bạn.

I am very happy to receive your email. (Tôi rất vui khi nhận được mail của bạn)
Thank you for your prompt reply/ Thanks for getting back to me. (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

3. Introduction

– Bạn có thể bắt đầu bằng I am writing to/ I am contacting you for, sau đó là mục đích viết thư của bạn.

I am writing to ask for the information about… (Tôi viết thư này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về…)
I am writing with reference to… (Tôi viết thư này để tham khảo…)
I am writing to enquire about… (Tôi viết thư để yêu cầu…)
I am writing to inform you that/ to confirm/ request/ complain/ apologize/ explain…

– Trong nhiều trường hợp cần đến sự trang trọng, lịch sự, bạn cũng có thể sử dụng các câu hỏi gián tiếp như: Might I take a moment of your time to…? Đối với những trường hợp không cần trang trọng quá mà hướng đến sự thân mật, gần gũi, bạn có thể sử dụng “I just want to…”.

– Vì là phần đầu của email, ảnh hưởng đến cách nhìn nhận và đánh giá của người nhận về bạn, bạn cần đảm bảo phần này ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và không mắc các lỗi ngữ pháp cũng như chính tả.

4. Main point

Tùy vào từng trường hợp cũng như mục đích của người viết sẽ có những cách triển khai nội dung chính khác nhau. Dưới đây là một vài mẫu câu thông dụng:

I am interested in… and I would like to… (Tôi rất quan tâm đến… và muốn…)
We carefully consider… and it is our intention to… (Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…)
It is with great sadness that… (Thật đáng tiếc khi…)
As you mentioned in the previous one… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
Regarding…/ Concerning…/ With regards to… (Về vấn đề…)
Please accept our sincere apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…)
Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy… được đính kèm trong email này)

5. Concluding sentence

Để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email như một lời chào đơn giản mà nên giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu ông cần thêm bất cứ thông tin gì)
Please do not hesitate to contact me if you need further information. (Đừng ngại ngần liên lạc với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
We appreciate your help and look forward to hearing from you soon. (Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm)
I am very happy to get your feedback. (Tôi rất vui nếu nhận được phản hồi của bạn)

6. Signing off

Mặc dù chỉ đơn giản là kí tên người viết nhưng đây được coi là phần chào tạm biệt, thể hiện được tình cảm cũng như phép lịch sự của người viết. Tùy vào từng trường hợp, bạn có thể dùng một số mẫu câu dưới đây:

– Trường hợp thân mật:

Best wishes,
Regards,
All the best!
Bye for now,
Talk to you soon,
Take care,
Have a nice/ good/ wonderful day!

– Trường hợp trang trọng

Best regards,
Warm regards,
Sincerely/ Yours sincerely,
Your faithfully, (khi phần chào hỏi bắt đầu bằng Dear Sir/ Madam)

Lưu ý: Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư nhưng người đọc vẫn hiểu:

asap = as soon as possible
btw = by the way
iow = in other words
enc. = enclosure (đính kèm cái gì trong thư)
pp = per procuration (thay mặt ai kí thư)
ps = postscript (tái bút)
RSVP (viết tắt của tiếng Pháp répondez s’il vous plait): Làm ơn hồi âm

7. Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Do email hướng đến sự chuẩn mực, chuyên nghiệp và trang trọng, có một số quy tắc khi viết mail mà bạn nên tuân theo để có được một bức thư hoàn hảo “ghi điểm” trong mắt người đọc.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp: Nên là tên thật của bạn, không phải tên người dùng hay biệt hiệu. Sử dụng dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc gạch dưới và nếu có thể nên hạn chế dùng số hoặc chữ cái phụ.
Sử dụng một dòng chủ đề ngắn và chính xác: Tóm tắt chính xác, ngắn gọn những gì bạn chuẩn bị viết trong thư để đảm bảo rằng người đọc không bỏ qua email của bạn.
Lựa chọn phông chữ chuyên nghiệp: Nên dùng các phông chữ như Times New Roman và Arial cũng như để cỡ chữ 13 hoặc 14. Tránh các chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân hay phông chữ nhiều màu, trừ khi phục vụ cho mục đích nhất định.
Không viết tắt: Phải viết đầy đủ là I am, I will, I do not… thay vì I’m, I’ll hay I don’t…
Không dùng từ thông tục, tiếng lóng: wanna, gonna…
Dùng “would like” thay cho “want”, “could” hoặc “may” thay cho “can” và “would” thay cho “will”. Ngoài ra nên thể hiện sự lễ độ, cầu thị bằng cách dùng “please” khi muốn yêu cầu điều gì.
Câu văn nên ngắn gọn nhưng vẫn phải đủ ý. Không dùng câu phức với nhiều mệnh đề. Câu phải có đủ subject, verb, direct object và các loại từ khác nếu có.Bên cạnh đó, nên dùng các từ đơn giản, đơn nghĩa tránh gây hiểu lầm cho người đọc.
Dùng chính xác các dấu câu khi cần thiết: dấu chấm, phẩy, chấm phẩy, hai chấm… Hạn chế dùng dấu chấm than (!)
Tuyệt đối tránh các lỗi ngữ pháp, chính tả.

Hi vọng bài viết đã giúp các bạn rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân để có được một cấu trúc email hoàn hảo nhất, gây thiện cảm với người đọc. Chúc các bạn học tập và làm việc thật tốt!

XEM THÊM:

Cách viết Email bằng tiếng Anh: Cấu trúc & Lưu ý cần nhớ