Từ khi còn là học sinh, sinh viên còn ngồi trên ghế nhà trường thì chúng ta đã phải làm các kiểu bài tập cá nhân, bài tập nhóm, bài tập học kì đi kèm với cực kì nhiều thời hạn nộp bài hay còn gọi là deadline. Bất kì đầu việc nào cũng có Deadline, thời gian mà người lao động cần hoàn thành, hoàn thiện deadline cũng quan trọng như hoàn thành công việc đó vậy. Do đó, hôm nay bài viết sẽ đưa ra cho bạn 5 bí quyết giúp bạn hoàn thành deadline đúng hạn nhé!
Deadline là gì?
Deadline là mốc thời gian cần hoàn thành một công việc hay một nhiệm vụ.
Khi chúng ta được giao một nhiệm vụ nào đó thì cũng đều có thời gian giao và thời gian hoàn thành cụ thể. Điều này sẽ đảm bảo cho công việc được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả và tuân theo kế hoạch đã đề ra.
Chậm deadline có nghĩa là công việc được giao không hoàn thành đúng thời điểm, bị chậm tiến độ và cần thêm thời gian. Mà quan trọng nhất là nếu bạn đang ở trong một nhóm làm việc, việc bạn chậm deadline sẽ làm ảnh hưởng và kéo chậm tốc độ làm việc của nhóm xuống. Đây là một điều tiêu cực mà chắc hẳn ai cũng không muốn mình bị rơi vào tình cảnh trớ trêu đó.
Và bài viết này hy vọng sẽ hữu ích đối với bạn, giúp bạn có thể hiểu thêm về nghệ thuật “chạy deadline”.
5 cách để hoàn thành công việc đúng thời hạn
Ý thức về việc phải hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn
Thói quen được hình thành qua những lần chúng ta tự ý thức về một việc gì đó. Khi nhận thức đã được “nuôi trồng” đến một thời gian nhất định, các hành vi của chúng ta sẽ tự nhiên được thực hiện một cách vô thức.
Do đó, phát triển được ý thức về thời hạn là bạn có thể tạo được thói quen bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng như kế hoạch.
Bên cạnh đó, hãy luôn nhớ rằng, nhiệm vụ bạn đang làm còn liên quan đến những thành viên khác trong đội. Bởi vậy, nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn thì công việc của những người khác cũng sẽ bị ảnh hưởng và kết quả là nhiệm vụ chung không đạt được.
Tất nhiên là nói luôn dễ hơn làm, nhưng bạn có thể làm được điều đó nếu có đủ lòng quyết tâm!
Hãy thực tế và thương lượng thời gian khi cần thiết
Trước khi chấp nhận thời hạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, hãy tự hỏi bản thân : “Liệu thời hạn này có thực tế hay không?”. Bạn cần phải nhìn vào lịch trình và kế hoạch hiện tại của mình trước khi chấp nhận nhiệm vụ và thời hạn được giao. Điều này nhằm tránh việc bị trồng chéo lịch trình hoặc bị dồn quá nhiều deadline cùng một lúc. Còn nếu bạn thực sự chưa muốn nhận nhiệm vụ ấy (vì một lí do nào đó) thì hãy thương lượng về thời hạn của nó nhé. Hãy biết lượng sức mình để có thể hoàn thành mỗi công việc một cách hiệu quả nhất.
Xem thêm: Các tháng trong tiếng Anh
Hãy thiết lập một đội ngũ có tổ chức
Mỗi nhiệm vụ đều bao gồm những bước làm mà nếu không thực hiện theo một thứ tự quy trình được sắp xếp hợp lí thì bạn sẽ rất dễ bị rối. Do đó, là một nhà lãnh đạo, bạn cần phải “thiết kế” một đội ngũ của riêng mình và đồng thời đưa họ cũng như bản thân mình đi vào quy củ.
Trong việc này thì bạn cần phải biết cách nhìn khả năng mỗi người để có thể giao đúng người đúng việc; tùy khả năng từng nhân viên mà cho thời hạn hoàn thành hợp lý và thường xuyên theo dõi quá trình thực hiện. Một khi nhận thức rõ điều này, công việc sẽ dễ dàng theo đúng tiến độ và mang lại kết quả mỹ mãn.
Hãy dùng các công cụ nhắc việc
Ngay cả những người thông minh nhất cũng có lúc đãng trí. Vì vậy, hãy chọn cho mình một phần mềm hay một công cụ nhắc việc nào đó phù hợp với bạn. Đó chính là lí do vì sao những người làm ở vị trí trưởng phòng hay giám đốc, chủ tịch đều có riêng cho mình một thư kí riêng. Nhiệm vụ của những thư kí này sẽ phải sắp xếp khối lượng công việc khổng lồ của họ, sắp xếp các lịch trình sao cho phù hợp, hợp lý nhất.
Bản thân mỗi người cũng vậy. Mỗi người chúng ta cũng cần một công cụ nào đó để có thể ghi chép lại những công việc mình cần phải làm hiện tại, trong tương lai, những cuộc hẹn… Có người dùng ứng dụng ghi chú trên điện thoại, có người lại thích ghi chép tay. Khi có những công cụ này, bạn sẽ cảm thấy công việc được sắp xếp gọn gàng, từ đó đầu óc cũng thoải mái hơn là nhìn vào đống công việc lộn xộn phải không nào?
Ví dụ, bạn có thể viết ra và sắp xếp những việc cần làm hay đã làm cho một sự kiện trước một tháng, để khi sự kiện đến gần, bạn vẫn có thể kiểm soát được mình cần làm những bước nào và theo trình tự nào. Và nếu thời hạn cho một nhiệm vụ quan trọng nhưng xa so với thời điểm hiện tại thì hãy dùng hơn một công cụ hỗ trợ nhắc việc.
Thực tế là cách đây một tháng, tôi gần như đã quên bẵng đi rằng tôi sẽ phải thuyết trình một dự án cho đến khi lịch nhắc việc cùng danh sách những việc cần làm và đã làm nhắc tôi về nhiệm vụ đó. Tôi còn “phát hiện” ra là mình đã book được vé máy bay giá rẻ 2 tháng trước rồi!
Yêu cầu giúp đỡ
Bạn gặp một vấn đề mà xoay sở nghĩ mãi không ra giải pháp? Vậy thì đã đến lúc bạn cần phải tìm đến sự trợ giúp từ người khác rồi!
Dù sao thì hai cái đầu vẫn tốt hơn một cái đầu phải không nào? Thậm chí nếu có hơn 2 người cùng ngồi bàn bạc và cho bạn gợi ý thì bạn càng có nhiều lựa chọn cho vấn đề của mình. Và kể cả những người bạn yêu cầu giúp đỡ không thể đưa ra giải pháp cho bạn thì ít ra họ cũng là nguồn động viên, khích lệ và biết đâu, những kinh nghiệm mà họ chia sẻ với bạn lại cho bạn một ý tưởng nào đó để trả lời cho vấn đề của bạn. Vì vậy đừng ngần ngại gì trong việc tìm kiếm sự trợ giúp từ người khác nhé.
Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Wibu, weeaboo là gì? Dùng để ám chỉ ai?
